El pla de contingència haurà de ser un document que expliqui clarament quines mesures prendreu en cas que es presentin les diferents condicions climàtiques que heu identificat com a probables basant-vos en les dades climàtiques. Aquest pla ha de contemplar les necessitats logístiques, de seguretat i de confort dels assistents a l'esdeveniment.

A continuació, us proporciono un esquema detallat de què hauria de contenir el vostre pla de contingència:

1. Identificació de riscos: Aquí es descriuen les possibles situacions adverses que poden succeir durant l'esdeveniment. Per exemple, una tempesta de pluja, vent fort, onades de calor, etc.

2. Planificació de mesures de prevenció: Aquesta secció hauria de detallar quines accions preventives prendreu per minimitzar els riscos identificats. Per exemple, si hi ha una alta probabilitat de pluja, podríeu planejar llogar carpes o zones cobertes per als assistents.

3. Planificació de mesures d'actuació: Aquí es descriuen les accions que prendreu si es donen les situacions adverses. Per exemple, si es produeix una tempesta durant l'esdeveniment, quin és el vostre pla per evacuar de forma segura als assistents? Teniu un lloc cobert on els assistents puguin refugiar-se?

4. Recursos necessaris: En aquesta secció, heu d'enumerar quins recursos necessitareu per implementar el vostre pla de contingència. Això podria incloure personal addicional, equipament, serveis de transport, entre d'altres.

5. Pla de comunicació: Finalment, heu de descriure com comunicareu aquest pla als assistents, al personal de l'esdeveniment i a qualsevol altre partit interessat. Això podria incloure l'enviament d'emails, la publicació d'avisos a la pàgina web de l'esdeveniment, anuncis per altaveus durant l'esdeveniment, etc.

Recordeu que el pla de contingència és una eina dinàmica i flexible que pot necessitar ajustaments a mesura que es produeixen canvis en les previsions climàtiques.